2018.03.30

「本当に応対しているの?」というゲストの不安を解消!


電話でも受付アプリでもゲストの不安は募るばかり

お客様の会社へ訪問した際に担当者を呼び出す場合、受付の担当者か、もしくはグループの一般事務の方が対応してくれる場合があります。その方にアポイント訪問の旨を伝えると、だいたい「担当者が参りますので少々お待ち下さい」という返事が返ってきますよね?

でも、担当者は5分待っても現れない…

自分より後に来たゲストが先に応対され、自分は一人ポツンとエントランスで担当者が来るのを待っている…

そんなとき、「本当に担当者は応対しているのかな?」と不安になりませんか?

電話応対だけではなく、受付アプリや、弊社のACALLでも同じようなことが言えると思います。

基本的には担当者が応対しているはずですが、担当者も離席していたり前の会議が長引いていたりするとすぐに対応できずゲストを待たせてしまう…
ゲスト側も自分が思っている以上に待たされるとつい不安を抱いてしまう…

これではホスト・ゲストにとっても気持ち良い受付とは言えませんよね。

ゲストの不安を解消するには?

では、ゲストにとってどのような状況であれば気持ち良い受付と感じるのか?

『担当者が応対しているかどうかを知らせてくれる』とすごく安心しませんか?

たとえば仕事でも、メールで依頼したのに返事が返って来なかったら「本当に対応してるのかな?まだ確認していないのかな?」と少し不安になりますよね。

受付でも、「すぐ行きますよ」や「少々お待ち下さい」というメッセージを伝えられるだけで、ゲストに安心感を与えられるのではないでしょうか?

ACALLがそんな不安を解消!

そんな不安を解消するため、ACALLは新たに『応答機能』をリリースしました!

それでは早速機能の詳細を見ていきましょう!

まずは応答機能をONにします。

次に承認/待機/拒否、と各々デバイスに表示したいメッセージ内容を編集します。
ちなみに拒否があるのは飛び込み営業や不審者等をブロックするためのものです。
これでもう飛び込み営業にムダな時間を割く必要がなくなりますね!

ACALLからの呼び出しの流れを見てみよう!

では、実際ACALLからの呼び出しの流れを見てみましょう。
アポイントコードの利用/担当者を選択/グループを選択と、どの呼出方法でも同様に「呼出中」の画面が表示されます。

担当者が応答するまで、一定時間はこの画面のままです。

来訪通知がメール/Chatwork/Slackなどで届くのは今まで通りですが、
Slackは「OK」ボタンではなく、「すぐ行きます/お待ち下さい/お断りする」
の3つのボタンが表示されます!

メール/Chatwork等ではURLをクリックすると3つのボタンが表示されます!

ボタンをクリックすると、設定したメッセージが表示されます。応答したら
画面が変わりますので、ゲストにも応答したことがすぐにわかります。
安心ですね!

ちなみに一定時間を過ぎると「応答がありません」というメッセージが表示されます。
もう一度呼び出すか、担当者の連絡先を知ってたら直接連絡した方が良さそうですね。

まとめ

いかがでしたか?当社としても早くリリースしたい!!と待ち望んだ応答機能ですが、他の改善要望等で嬉しい悲鳴を上げていたら、いつの間にか春になっていました…

応答機能も今後ますますご利用頂きやすい仕様へブラッシュアップしていく予定です!

ACALLは全プラン30日無料お試しが可能です。

ACALLを体験頂けることを心よりお待ちしてます!

https://www.acall.jp/pricing/