2017.11.01

来訪者情報を共有・把握したおもてなしをするには


社内では、部署異動や担当顧客の交代などにより定期的に自分が担当していた顧客を別の担当者に引き継ぐ機会が多々あるかと思います。どの会社でも、大体異動2週間前くらいに正式に公示され、慌てて引き続き書類を作成したり、新しい担当者と一緒に顧客先へ挨拶に伺うなど、慌ただしく業務を行いながら引き続きをされるのではないでしょうか。

引き継ぐ方も、次の仕事を考えながらの引き続きとなるため、どうしても100%同じ情報を共有することは難しいですし、引き継がれる方も短時間の間に前任者と同じ働きができるように努力はしますが、キーパーソンの情報は詳しく管理されていても、一担当者レベルだとほとんど初めて名刺交換した日付だけしか残っておらず、やはり結果的には一からの情報収集になりがちではないでしょうか。

つまり、短時間の引き続き作業時に思うことは、双方共に「これから担当する(任せる)お客様の情報をもっと詳しく知ること(伝えること)ができれば良いな」という思いです。

例えば、前任者から「◯◯さんは△△出身者だから、□□の話をしたら喜ぶよ」とか、「◯◯さんとは野球という共通の趣味で良く話が盛り上がった」など、前任者が取引を行う上で得た些細な顧客情報を事前に把握した上で応対することができれば、「●●とは良く野球の話で盛り上がったようですね」といった話をアイスブレイクで活用することができますよね。

また、「前任者とどういう話をしてきたか」という点も重要ですが、同時に「そもそもうちの会社には何回訪問されているのか?」「今まで誰とどんな打合わせをしていたのか?」
という情報も把握できれば、企業と来訪者の関係性をきちんと把握した上で、より良いおもてなしの応対ができるのではないでしょうか。

ちなみにACALLでは、顧客とのリレーション強化に貢献すべく、「ゲスト管理機能」がございます。
事前にゲスト情報を登録しておくことで、趣味・出身地・好まれない飲み物、来訪回数(どのような打合わせをしてきたか)を把握して応対することが可能ですし、合わせてメモ欄もあるので、リレーション強化に重要な情報を社内で管理・共有することが可能となります。

今までは打合わせや取引など業務上の話を管理・共有するケースが多かったかもしれませんが、来訪者の属性や人柄、来訪回数などの些細な情報を事前に把握・共有することで、企業として気持ちのよいおもてなしをしてはいかがでしょうか。


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