2018.02.21

効率的に会議室を運用している状態とは?


 

何かと後回しにされがちな会議室の運用方法

先日、とある企業様へ打合わせに行った際、「あいにく前の打合わせが長引いてまして、
別の会議室へご案内させて頂きます」といった場面に遭遇しました。
また、同様に「予約されていないけど、誰かが無断で会議室を使っている」といった
光景は、皆様もよく目にするのではないでしょうか。

予約しようと思っていても会議室が空いていない。にも関わらず当日になると誰も使って
おらず、担当者に確認すると「会議が中止になった」や「仮で抑えておいたままにして、
消すのを忘れていた」、「前の会議の人が長引いてしまっているので別の会議室を予約
しないといけない」など、社内でルール決めされていないため、きちんと管理・運用でき
ていないことが多々あるかと察します。

そこで今回は、「効率的な会議室の運用とは?」について考えてみたいと思います。
以下、効率的に運用をしている場合に考えられる状態についてまとめてみました。

1.カラ予約がない

効率的に管理・運用できている会社ですと、会議室をカラ予約したままの部屋が何件もある
といった状態はないのではないでしょうか。もし予約をキャンセルし忘れた場合でも、
開始時間◯分経っても入室していない場合はステータスを自動で空室に変更する」という
仕組みがあれば、カラ予約によって会議室が利用できないといったシチュエーションは発生
しないかと思います。

2.会議の延長が頻繁に起きない

タイムマネジメントをしていない、会議のゴールを設定していないなどの場合、ついつい
会議が長引いてしまいがちです。その後に別の打合わせが入っていなければ延長しても
問題ないですが、会議室は既に予約で埋まっているケースが多く、1つの会議の遅延や
延長が別の会議にも影響を及ぼし兼ねないです。

事前に会議のゴールやアジェンダを設定しておく、終了時間10分前になるとサウンドや信号
で知らせてくれるなどの仕組みがあれば効率的に会議を運用できるのではないでしょうか。

3.予定時間よりも早く終わった際の対応

会議室を予約する際、ギリギリの時間ではなくある程度余裕を持った枠を予約しますよね。
当然、予定していた時間よりも早めに終了したために本来であれば「空室」にならないと
いけないが、わざわざ予定を変更する人もいないため「使用中」のままになっているケース
は多いと思います。「10分〜20分程度なので会議室の予定を変更しなくても良いか」と
思うかもしれませんが、別の方からすると新しい価値を生みだす、貴重な時間となり得ます。

予定よりも早めに終わった場合は、会議室のステイタスを空室に変更できるような仕組み
あれば効率的に会議を運用できるのではないでしょうか。

4.会議に参加するメンバーの管理

打合わせを行う際、どうしても間接的に情報を知ってほしいという目的で直接的にはあまり
関係のない上司や同僚なども同席させてしまい、特に管理職の方は結果的に1日の大半が
打合わせばかりのスケジュールになってしまうといったことは良くあるのではないでしょうか。

打合わせでの決定事項や打合わせ内容の要旨などを議事録にまとめ、いつでもグループ内で
共有できる仕組みがあれば、必要のない会議に参加する頻度も減りますし、将来的には会議
に参加するメンバーの管理もアシスト(助言)してくれるような仕組みがあれば、必要最低限
な人数で打合わせが行われ、空いた時間を別の業務に取り組むことで、会社全体が生産性の
向上に繋がるのではないでしょうか。

まとめ 効率化によって生まれた価値(結果)を知る

上記の1〜4を通じて「一体どれくらいムダな時間は削減されたのか?」という疑問に応え
られる仕組みが必要ではないでしょうか。特にバックオフィス部門の方からすると「この
システムを導入したことでいくらのコスト削減(時間削減)が可能になったのか?」と
いった情報を把握し、社内で共有する必要があるかと思います。

実績を把握することで更に効率化できないか?といった検討や、削減できた時間で何か
生み出されたのか?(1人あたりの労働時間が減った、残業時間が減ったのか否か)を
擦り合わせてみても良いかもしれません。

ACALLも受付業務だけではなく、効率的な会議室管理の一助となるようなサービスを
提供していきます。

引き続き、ACALLをよろしくお願い申し上げます。