2017.11.22

バックオフィス部門の 生産性向上による会社へのメリットとは?


とあるA社様では、業績が好調であり右肩上がりに急成長している中で、
社員数が60名→100名近くまで増加してきました。

以前の60名体制ではバックオフィス部門の方が受付の電話を受け取り、
来訪者の応対するということで社員にあまり負荷のかからない運用フロー
であり、特に問題(課題)として意識をすることはありませんでした。

しかし、100名体制になった際に社員の顔と名前が一致しない、来訪者が
以前より増加した、フロアがまたがる働き方となったなどの影響もあり、
バックオフィス部門の方がわざわざ担当者を探し、来訪者が来たことを
伝えるという手間が以前よりも増えてきました。

多忙になってきたとは言え、誰か他の部署の人が代わって対応してくれる
はずもなく、継続して非効率な作業に対応し続けた結果、本業である
社内教育や労務管理・採用活動などに時間を割く割合が減少したことで
問題意識も芽生え、社内の生産性を向上させる目的で受付アプリを検討
頂くに至りました。

ちなみにバックオフィス部門の方は日々、社員の出入りによる労務管理や
関連部署との調整などの細かい作業が多数あり、ここを如何に効率化
できるかによってスムーズに生産性のある仕事ができるか否かといっても
過言ではありません。

ご参考までに以下、作業の一例をご紹介します。
《労務面》
・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の提出
・雇用保険被保険者資格取得届の提出
・給与所得者の扶養控除申告書の提出
・健康診断書の入手

《総務面》
・メールアドレスの取得
・PC関係の設定
・IDカード等の交付
・名刺の手配
・受入れ先部署への案内、社内の全般的な運用等の説明名刺の手配

こうして考えると、本来バックオフィス部門の方が人財をマネジメント
することで会社としての成長を促進する役割を担っているのに、
「受付の応対をする」というのは何ともおかしな状況ではないでしょうか。

来訪者は、直接担当者宛に訪問しているのだから、担当者がスムーズに
応対することでバックオフィス部門の方の負荷を軽減できる一助になるかと
思われます。

【まとめ】
バックオフィスが受付の応対や上記のような作業に人的リソースをかけてしまうと、
本来注力したい人的資源の補充や拡大に社内の力を割くことができません。
受付担当者(受付嬢)を採用する、社労士などに業務をアウトソースするということも
一つの手段ではありますが、クラウドシステムを導入することで、受付・労務に
かかっていた工数を減らしてみてはいかがでしょうか。


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