2018.01.10

情報集約がもたらす恩恵に視点を移してみる


先日、岩手大学がスマートフォンを活用した出席管理システムを試験的に導入する、
というニュースを拝見しました。(こちらがそのYahoo!ニュース記事です。)
https://news.yahoo.co.jp/pickup/6267297

Twitter上では行き過ぎた管理ではないか?”完全刑務所化”ではないか?と議論の対象
にもなっていましたが、一旦は導入する際のメリットにスポットをあて、情報集約が
もたらす恩恵について考えてみたいと思います。
ちなみに物議の対象になったのはGPS情報から位置情報が特定され、生徒が完全
管理されるため代筆不可となるアプリだ!と誤認識されたことが原因のようです。)

学生時代を振り返ってみると、教員が点呼や出席表で出欠を管理していましたね。
30人~50人ならともかく、大講義室で行うような授業を受け持っている教員ですと
毎回出欠を確認するのは非常に手間のかかる作業となります。取った後、管理シート
に転記する必要もあり、それならいっそ出欠を取らないという考えに至る教員がいるのは、
ある意味自然な流れかもしれません。

しかし、アプリを利用することできちんと出欠を管理できる仕組みを構築し、情報集約
が可能となれば、「この学生は1つの授業を休んでいるだけなのか、それとも1~2週間
来ていないのか」など学生単位で動線がきちんと把握できるようになり、「◯◯さん、
この日を境に大学に来てないよね」という新しい情報(価値)を得ることができるように
なります。

一人暮らしの学生が多い中、学生が病気や精神的な問題などを抱えてしまった場合に
より早く気づき、適切なサポートができるような体制作りの一環として考えれば、
アプリ導入へのメリットは大きいです。

一方で、来客情報に目を向けてみると、アポイントを作成し会議室を確保する、
といった業務では情報を集約管理していないため、「一日の来訪者は何名だったのか?」、
「何時が一番来訪者の多い時間帯なのか?」、「会議室別の利用頻度は?」といった
疑問に的確に答えることは、現時点では難しい企業が多いのではないでしょうか。

仮に来訪者数や来訪者情報、会議室の利用状況などを把握し管理することができれば
「◯時には2名の受付では混雑するので、もう一人追加で対応しよう」、「◯◯さんは
本日で10回目の来社になる。話の小ネタとしてアイスブレイクに使ってみよう」、
「6人掛けの会議室が良く使われるけど、利用している内訳を確認すると2人(1対1)
のケースが一番多いな。
次に移転する際には2人用のスペースを確保した方が良いのではないか?」といった
アイディアが思い浮かび、応対時にはおもてなしの心を持って接することができ、
企業には新たな価値を提供してくれるきっかけになるかもしれませ

来客情報だけではなく顧客管理情報や営業支援管理ツールなど情報が集約されている
恩恵に目を向け、新たな価値を生み出していくことにスポットをあててみては
いかがでしょうか。