2017.12.27

ゲストが来訪する際に入館証を活用するメリットとは


社員数も増え、企業の成長に伴って来訪者数も増えてきますと「社員なのか、来訪者なのか
見分けがつかない」といったことが発生します。もし社内に侵入者が紛れ込んでいた場合、
入館証を利用していないと見分けるのは難しいのではないでしょうか。

そういった意味では、企業規模に関わらず運用時に入館証を利用するメリットは大きいと
思われます。
しかし導入するとなると、基本的には有人で受付が必要となってきます。人を確保する、
といった点でも有人での受付は難しいですが、仮に実現できた場合でも渡す手間と回収
する手間が発生してしまい、始めから有人で受付をしていない企業にとっては表面的な
メリットよりも、コスト面のデメリットの方が大きいのではないでしょうか。

また、入館証には「GUEST」「VISITOR」など、来訪者を特定できるような情報は一切
記載されておりません。社員の方も、ストラップの色で社員か来訪者かと特定している
傾向にあります。
と同時に、お客様自身も「GUEST」「VISITOR」と一色単にされるのはあまり気分の
良いものではありません。

やはり「会社名」「氏名」が表記されている入館証を受け渡しされる方が、「来訪される
ことを心待ちにしておりました」という企業側のおもてなしの心が伝わってくるのでは
ないでしょうか。

しかし、来訪者ごとの入館証を個別に準備するのは中々手間がかかる・・・。
結果的に有人でも無人でも手間がかかってしまっては、本末転倒になってしまいます。

ではACALLを導入した場合の受付は、どのようになるのか?ご紹介したいと思います。
実際にACALLで入館証を印刷すると、来訪者の会社名・氏名を印字して出力することが
可能です。入館証はシールタイプとなっておりますので、別途ストラップを用意する
(+回収する)といった必要もなく、企業側にとっては手間なく運用頂けます。

また、入館証にはQRコードが印字されてますので、お帰りになられる際にACALLに
QRコードをかざして頂くことで退館処理もできるため、来訪者の入館/退館時間を
きちんと管理し運用することも可能です。
最後に受付近くにゴミ箱を準備しておけば、来訪者も入館証の処理に困ることもありません。

いかがでしたでしょうか?セキュリティを完備しつつ受付もスムーズに応対できるように
なるため、有人の場合、電話機の場合と比較してもメリットは大きいかと思われます。
今後、受付の運用を検討される際には入館証の活用も視野に入れて検討してみて下さい。

受付システムACALL−2