2017.09.12

来訪者にとってのACALLのメリットとは?


通常、メールや電話でのやり取りによりアポイントを取得するケースが多いかと思います。
その際、アポイント情報を記録するために、自社で利用しているカレンダーアプリや手帳を
使って忘れないように入力(メモ)しますよね。

ちなみにその後、アポイント情報を見返したりしますか?おそらく、当日になるまで、
打合わせ場所までのルートや時間を再確認しないのがはほとんどではないかと思います。

私自身、当日にアポイント情報を確認したことでちょっとしたミスに繋がった経験が
あります。具体的には、同じ新大阪のエリアに何箇所も事務所が立ち並ぶ企業へ訪問する
、何度も訪問して慣れているということもあり、当日もきちんと場所を確認しないまま
新大阪駅に向かいました。

何気なく歩いていたときにふと「あれ、こっちの方角で合ってたっけ??」と慌てて
携帯で場所を確認したところ、打合わせ場所とは別の事務所に向かっていたことに
気づきました。

慣れていたというのもミスした一つの要因ではありますが、根本的な問題は「事前に
スケジュールを確認していなかった」というものです。

当日とは言わず、事前に打合わせ場所までのルートや時間を確認しておくことでムダ
時間は発生しませんし、気持ち的にも少し余裕が生まれるのではないでしょうか。

では、もしアポイント先にACALLが導入されたいた場合、来訪者にはどのようなメリットが
あるのでしょうか?

ACALLでは、アポイントを取得した際に来訪者へ招待メール(打合わせ時間・場所・
アポイントコードが記載されたメール)を送信できます。また、送信する際に
”リマインド送信機能”を有効にすることで、アポイント前日にも再度メールを
受け取ることができます。(※来訪者・担当者共に受け取れます。)

前日にもリマインドメールを受け取ることで、来訪者も事前に打合わせ内容を確認する
習慣を身につけることができますし、担当者にもメールが届きますので、事前に来訪者を
出迎えるための準備(心づもりも含めて)をしっかりとすることができますと思います。
(機能の詳細はこちらをご参照下さい。)
https://www.acall.jp/help/sending-an-invitaion-email

リマインド、という些細なものかもしれませんが、その機能が果たす役割は大きいかと
思います。一度、来訪者の立場になって打合わせ当日までの流れを振り返ってみては
いかがでしょうか。

ACALLは国内で最も多く利用されているチャットアプリChatworkとも連携し、
スマートな受付対応を実現します。
https://www.acall.jp/integrations/chatwork/


Youtube